Por quanto tempo guardar o XML da NF-e

O XML autorizado é a nota fiscal de verdade, e o DANFE é só a representação dele. Por isso, guardar o XML é uma obrigação, para quem emite e para quem recebe.

Quem precisa guardar

O emitente e o destinatário devem guardar o XML da nota. O emitente tem a obrigação de manter o arquivo digital sob sua guarda. O destinatário também precisa guardar o XML recebido, e não apenas o DANFE em papel.

A regra geral de prazo

A legislação tributária exige a guarda dos documentos pelo prazo decadencial, que em geral é de 5 anos, contados conforme as regras do Código Tributário Nacional. Esse é o prazo mínimo mais citado para o contribuinte.

E o prazo de 11 anos

Uma norma recente, o Ajuste SINIEF 2/2025, fixou em 132 meses (11 anos) o prazo mínimo para a guarda e o expurgo dos XMLs pelas administrações tributárias. Há divergência entre as fontes sobre se esse prazo também alcança o contribuinte, e muitas interpretações indicam que ele trata do que o Fisco mantém em suas bases.

Como a interpretação pode mudar e o prazo adequado depende de cada caso, confirme com o seu contador qual política de guarda a sua empresa deve adotar. Por segurança, muitas empresas guardam por mais tempo que o mínimo.

Boas práticas de guarda

Independentemente do prazo, algumas práticas reduzem o risco:

• Guarde o XML autorizado, e não apenas o DANFE.
• Mantenha cópias em mais de um local, para o caso de falha.
• Organize por período e por chave de acesso, para localizar rápido.
• Mantenha o acesso restrito, já que o XML traz dados fiscais da empresa.
• Faça rotinas periódicas para verificar se os arquivos continuam acessíveis.

Como o dfehub ajuda

No dfehub, todo XML autorizado e o DANFE ficam armazenados e disponíveis por API ou no painel, pelo prazo legal. Assim, a empresa não precisa montar e manter uma estrutura própria de armazenamento fiscal.

Perguntas frequentes